Wat is het doel van deze werkinstructie? Correcte registratie van patiëntgegevens is essentieel voor een goede dossiervoering én voor een juiste declaratie van verrichtingen.
Per 1 maart 2012 worden nieuwe patiënten ingeschreven in praktijk Brand-Piek, m.u.v. asielzoekers (deze worden verdeeld) patiënten in de Venus (Spoolderbergweg; inschrijven bij Blanker & Thiele), kinderen of partners van patiënten van Blanker & Thiele (inschrijven bij Blanker & Thiele), of bij expliciet verzoek van patiënten (dan alleen na overleg met de huisarts). (Niet-urgente) medische zorg kan pas geleverd worden als het medisch dossier is ontvangen.
Werkinstructie Patiënten vullen een inschrijfformulier (bakje op bureau) in, of melden zich aan via de website.
Taken assistente: Controle inschrijfgebied: De praktijk is open voor nieuwe aanmeldingen, beperkt tot de wijken Westenholte, Stadshagen, Spoolde, Frankhuis en ’s Heerenbroek (in overleg Mastenbroek). Dit betreft de postcodes 8041, 8042, 8043, 8044, 8045, 8019 (m.u.v. Veerallee) en 8274 en 8275. Inwoners van andere wijken worden verzocht om aldaar een praktijk te zoeken en kunnen zich niet als nieuwe patiënt bij ons inschrijven. Huisgenoten van patiënten buiten het postcodegebied kunnen zich (soms) inschrijven na overleg met de huisarts – veelal na advies om een huisarts in de eigen wijk te zoeken.
Invoer van gegevens in Promedico. Dit na controle op het gebruik van Promedico door de vorige huisarts en op aanwezigheid van patientgegevens (patiënt van voorganger - tijdelijk buiten de praktijk geweest). Het informeren van patiënten - bij telefonisch contact of afgeven van het inschrijfformulier aan de balie - over de overdrachtstijd van het medisch dossier (in het algemeen 2 weken). Zorg kan pas geleverd worden als het dossier in bezit is van de huisarts. Wij kunnen na inschrijving de patiënt ION aanmelden waarmee we automatisch het dossier elektronisch opvragen bij de vorige huisarts. Tip: bij medicatiegebruik kan de patiënt een herhaalrecept vragen aan de oude huisarts (die de indicatie en het gebruik kent) voordat patiënt daar wordt uitgeschreven.
Controle gebruik Promedico-ASP vorige huisarts Controleer in Promedico of de huisarts die op het inschrijfformulier vermeld staat gebruik maakt van Promedico-ASP. Dit kan door patiëntgegevens - uitschrijving - dossieroverdracht: Arts of Praktijk te zoeken.
Alternatief is het raadplegen van een bestand(dat niet regelmatig zal worden bijgewerkt - dus voorkeur voor controle in Promedico!). In Zwolle zijn geen andere Promedico-ASP praktijken; daarvoor hoeft niet te worden gezocht. Wanneer de praktijk in de lijst voorkomt wordt een aanvullend formulier ingevuld en per ommegaande gefaxt naar de betreffende praktijk. NB de patiënt moet dit formulier ondertekenen. Voer deze controle daarom uit zodra de patiënt het formulier afgeeft (en laat hen wachten op het resultaat). Bij elektronische aanmelding wordt de patiënt hierover gebeld met verzoek zo spoedig mogelijk het formulier te ondertekenen - met vermelding van het belang van spoedige dossier overdracht. NB bij oudere patiënten wordt het formulier ook gebruikt om de oude huisarts te vragen het dossier spoedig te versturen.
Invoer gegevens in computer: Controle in Promedico of patiënt al in systeem staat (bijvoorbeeld elders ingeschreven bij andere ASP-gebruikende huisarts, of eerder als passant in de praktijk) Patiënten > zoeken, invoer multizoek op geboortedatum. Indien niet in systeem “Nieuwe patiënt” (links onder op scherm) Tabblad persoonlijk:
letten op naamgebruik (vooral bij gehuwden; veelal partner-eigen)
Patiënt Type: “eigen”
als huisarts E. Brand-Piek (praktijk Brand-Piek) of M.Thiele (praktijk Blanker&Thiele) invullen
controle BSN: invoeren BSN nummer en klikken op:
Klik op <verder>: Tabblad Huisadres
Invoer postcode en huisnummer: automatisch volgt dan het adres. Indien dit niet volgt: handmatige invoer adresgegevens.
Klik op <verder>: Tabblad financieel
invoer verzekeringsvorm, Verzekeringsinstantie en verzekeringsnummer; controle COV klikken op
invoer ingangsdatum
Klik op <verder>: Tabblad aanvullend
invoerdatum inschrijving
vermeldt reden van inschrijving (vierde tabblad “aanvullend”)
inschrijving vanuit collega in Zwolle: “van andere arts”
inschrijving collega buiten Zwolle: “verhuizing”
indien van toepassing: “geboorte”
Invullen apotheek en vorige arts.
invullen inschrijving e-mail of formulier bij Overige informatie (met vermelding van initiale assistente)
Opslaan
ION aanmelden aanklikken. In het bovenste informatiebalkje (met patiëntgegevens) verschijnt dan ION aangemeld.
Bij invoer meerdere gezinsleden, zoals bij inschrijving van een gezin, maar ook bij geboorte van een kind, kunnen de gegevens worden gekopieerd d.m.v. Kopieer patiënt.
De gegevens moeten dan wel worden nagelopen; alle gele vlakken zijn leeg en moeten worden ingevuld. Er wordt gecontroleerd op dubbele inschrijving (controle geboortedatum door het systeem) De verzekeringsgegevens moeten worden aangepast – NB alle patiënten hebben een eigen polisnummer. Overige stappen zoals in eerste deel van het protocol beschreven staan.
Wat is het doel van deze werkinstructie?
Correcte registratie van patiëntgegevens is essentieel voor een goede dossiervoering én voor een juiste declaratie van verrichtingen.
Per 1 maart 2012 worden nieuwe patiënten ingeschreven in praktijk Brand-Piek, m.u.v. asielzoekers (deze worden verdeeld) patiënten in de Venus (Spoolderbergweg; inschrijven bij Blanker & Thiele), kinderen of partners van patiënten van Blanker & Thiele (inschrijven bij Blanker & Thiele), of bij expliciet verzoek van patiënten (dan alleen na overleg met de huisarts).
(Niet-urgente) medische zorg kan pas geleverd worden als het medisch dossier is ontvangen.
Werkinstructie
Patiënten vullen een inschrijfformulier (bakje op bureau) in, of melden zich aan via de website.
Taken assistente:
Controle inschrijfgebied: De praktijk is open voor nieuwe aanmeldingen, beperkt tot de wijken Westenholte, Stadshagen, Spoolde, Frankhuis en ’s Heerenbroek (in overleg Mastenbroek). Dit betreft de postcodes 8041, 8042, 8043, 8044, 8045, 8019 (m.u.v. Veerallee) en 8274 en 8275. Inwoners van andere wijken worden verzocht om aldaar een praktijk te zoeken en kunnen zich niet als nieuwe patiënt bij ons inschrijven. Huisgenoten van patiënten buiten het postcodegebied kunnen zich (soms) inschrijven na overleg met de huisarts – veelal na advies om een huisarts in de eigen wijk te zoeken.
Invoer van gegevens in Promedico. Dit na controle op het gebruik van Promedico door de vorige huisarts en op aanwezigheid van patientgegevens (patiënt van voorganger - tijdelijk buiten de praktijk geweest).
Het informeren van patiënten - bij telefonisch contact of afgeven van het inschrijfformulier aan de balie - over de overdrachtstijd van het medisch dossier (in het algemeen 2 weken). Zorg kan pas geleverd worden als het dossier in bezit is van de huisarts. Wij kunnen na inschrijving de patiënt ION aanmelden waarmee we automatisch het dossier elektronisch opvragen bij de vorige huisarts. Tip: bij medicatiegebruik kan de patiënt een herhaalrecept vragen aan de oude huisarts (die de indicatie en het gebruik kent) voordat patiënt daar wordt uitgeschreven.
Controle gebruik Promedico-ASP vorige huisarts
Controleer in Promedico of de huisarts die op het inschrijfformulier vermeld staat gebruik maakt van Promedico-ASP. Dit kan door patiëntgegevens - uitschrijving - dossieroverdracht: Arts of Praktijk te zoeken.
Alternatief is het raadplegen van een bestand(dat niet regelmatig zal worden bijgewerkt - dus voorkeur voor controle in Promedico!). In Zwolle zijn geen andere Promedico-ASP praktijken; daarvoor hoeft niet te worden gezocht.
Wanneer de praktijk in de lijst voorkomt wordt een aanvullend formulier ingevuld en per ommegaande gefaxt naar de betreffende praktijk. NB de patiënt moet dit formulier ondertekenen. Voer deze controle daarom uit zodra de patiënt het formulier afgeeft (en laat hen wachten op het resultaat).
Bij elektronische aanmelding wordt de patiënt hierover gebeld met verzoek zo spoedig mogelijk het formulier te ondertekenen - met vermelding van het belang van spoedige dossier overdracht.
NB bij oudere patiënten wordt het formulier ook gebruikt om de oude huisarts te vragen het dossier spoedig te versturen.
Invoer gegevens in computer:
Controle in Promedico of patiënt al in systeem staat (bijvoorbeeld elders ingeschreven bij andere ASP-gebruikende huisarts, of eerder als passant in de praktijk)
Patiënten > zoeken, invoer multizoek op geboortedatum.
Indien niet in systeem “Nieuwe patiënt” (links onder op scherm)
Tabblad persoonlijk:
- letten op naamgebruik (vooral bij gehuwden; veelal partner-eigen)
- Patiënt Type: “eigen”
- als huisarts E. Brand-Piek (praktijk Brand-Piek) of M.Thiele (praktijk Blanker&Thiele) invullen
- controle BSN: invoeren BSN nummer en klikken op:
Klik op <verder>: Tabblad HuisadresKlik op <verder>: Tabblad financieel
Klik op <verder>: Tabblad aanvullend
Opslaan
ION aanmelden aanklikken. In het bovenste informatiebalkje (met patiëntgegevens) verschijnt dan ION aangemeld.
Bij invoer meerdere gezinsleden, zoals bij inschrijving van een gezin, maar ook bij geboorte van een kind, kunnen de gegevens worden gekopieerd d.m.v. Kopieer patiënt.
De gegevens moeten dan wel worden nagelopen; alle gele vlakken zijn leeg en moeten worden ingevuld.
Er wordt gecontroleerd op dubbele inschrijving (controle geboortedatum door het systeem)
De verzekeringsgegevens moeten worden aangepast – NB alle patiënten hebben een eigen polisnummer.
Overige stappen zoals in eerste deel van het protocol beschreven staan.